De onhoudbaarheid van het papieren aandeelhoudersregister
Als je als notaris aan het bestuur uitlevering van het aandeelhoudersregister vraagt om de titelrecherche te kunnen uitvoeren, zet je het bestuur onbedoeld aan tot onbehoorlijke taakvervulling. Het bestuur is immers o.g.v. artikel 2:194 BW verplicht het aandeelhoudersregister op het kantoor van de vennootschap ter inzage te houden. Door jouw verzoek zet je het bestuur bovendien aan om inzage te verlenen aan een persoon die niet tot inzage gerechtigd is. Nergens in artikel 2:194 BW wordt de notaris genoemd. Eigenlijk zou hiervoor de wet moeten worden aangepast.
Hoewel dit dus in strijd met de wet is, wordt dit probleem bijna altijd voor lief genomen. Bijna iedere notaris heeft het originele aandeelhoudersregister (tijdelijk) op kantoor liggen, om verrassingen van onbekende inschrijvingen te voorkomen. Immers, op deze manier is de kans op fouten minimaal. Wij kennen geen zaken die tegen het bestuur zijn aanhangig gemaakt vanwege dit probleem. En de eerlijkheid gebied te zeggen dat wij deze gang van zaken ook adviseren als best practice in de draaiboeken van praktijkgenerator.nl
Van analoog naar digitaal
Dit probleem is direct verdwenen als het aandeelhoudersregister in elektronische vorm wordt aangehouden. In het kader van DOBV (Digitale Oprichting BV) is het sowieso hoog tijd voor een online digitaal aandeelhoudersregister. Digitale Oprichting, Analoog register? Alles gaat vanaf 1 augustus 2021 digitaal en de notaris stuurt daarna per aangetekende post nog een met de hand ingevuld blauw boekje… Echt?
Als je een digitaal aandeelhoudersregister zoekt, pas dan goed op wat je kiest. Als dat register niet (geheel) aan de wet voldoet, help je jezelf en je cliënt van de regen in de drup. Wil je weten waar het allemaal aan moet voldoen, vraag dan per mail (info@aandelenkadaster.nl) onze gratis checklist specificaties digitaal aandeelhoudersregister.
Zweer je bij het papieren aandeelhoudersregister, dan volgt hier onze tip:
Als je conform de wet wilt handelen en fouten tot een minimum wilt beperken, vraag om een kopie van het aandeelhoudersregister en vraag steeds aan het bestuur schriftelijk te bevestigen of er een andere rechtshandeling is ingeschreven dan de reeds bekende op de volgende momenten:
o direct voor de transactie;
o direct na de transactie/voor het uitbetalen van derdengelden.
Ben jij benieuwd naar De 7 grootste notariële problemen van het aandeelhoudersregister, klik dan HIER voor het GRATIS rapport van onze zusterorganisatie aandelenkadaster.nl over dit onderwerp. Je krijgt dan ook gratis de nieuwsbrief van aandelenkadaster.nl
