Wat kost een aandeelhoudersregister?
Hoeveel breng je voor een papieren aandeelhoudersregister in rekening?
Je kunt er pas iets zinnigs voor in rekening brengen, als je weet wat de kosten zijn.
Hoeveel kost het papieren register jouw kantoor?
De kosten betreffen tijd van notaris, medewerkers en kosten van derden (aangetekend verzenden € 8, koerier, binders (kostprijs binder € 1-10, gemiddeld € 5,50) of aandeelhoudersregisters van KNB, WoltersKluwer, Sdu, Boom, etc, (kostprijs per stuk van € 6,75 – € 83,49, gemiddeld: € 45,12).
Wat kost een medewerker per uur? Stel het bruto jaarsalaris + werkgeverslasten bedraagt € 50.000. Stel de overheadkosten van het kantoor bedragen € 400.000 per jaar en er werken 20 personen, dan is de bijdrage van he personeelslid in de overhead € 20.000 per jaar. Dan kost een personeelslid € 70.000 per jaar. Stel het aantal werkbare uren in een jaar op 1.600. Dan kost een medewerker € 43,75 per uur.
Wat kost de notaris per uur? Stel het uurloon op € 199.
Handelingen bij Oprichting:
Onderscheid met notarieel softwarepakket:
- Klik op aanmaken aandeelhoudersregister, en voilá: het eerste register is daar. Sla het op in het dossier, klik op print (3 minuten)
- Loop naar de printer, haal het op, perforeer het, doe het in een binder (4 minuten)
- Maak briefje ter verzending, print briefje, pak envelop, doe er het register in en het briefje, sla kopie van het briefje op, loop naar frankeermachine en teken het aan of bel koerier (5 minuten)
- Nakijken door notaris en tekenen briefjes etc. (6 minuten)
- Agendeer het navragen waar de kopie van de getekende pagina’s blijft (1 minuut)
- Bel na waar de kopie voor het ondertekende exemplaar blijft (4 minuten)
- Ontvangst kopie getekend exemplaar, scan en sla het op in dossier (5 minuten)
Totaal 22 minuten werk voor een medewerker (€ 16,04), 6 minuten voor de notaris (€ 19,89) en externe kosten binder (€ 5,50) en aangetekende verzending € 9= € 50,43
Sommige notariskantoren versturen het register als PDF per email, dan kost het minder tijd, maar AVG-technisch is dat niet verstandig. Beter is om het dan klaar te zetten in de beveiligde notariële omgeving, zodat de cliënt het kan ophalen.
Onderscheid zonder notarieel softwarepakket:
- Aanschaf hard copy registers of gebruik een format in word/excel (kosten verwaarloosbaar). Voorraadbeheer, opslag van de hard copies (stel 1 minuut per register)
- Open de (oprichtings-)akte, haal een leeg register uit de kast, draai de pagina’s één voor één in de typmachine en tik alle relevante gegevens over. Of schrijf met de hand in een ingebonden exemplaar (15 minuten)
- Nakijken door notaris en tekenen briefjes etc. (6 minuten)
- Alle tijd van printen, kopiëren, scannen, opslaan, verzenden en frankeren: zie boven (22 minuten)
Totaal 38 minuten werk voor een medewerker (€ 27,70), 6 minuten voor de notaris (€ 19,89) en externe kosten binder (€ 45,12) en aangetekende verzending € 9= € 101,72
Werkzaamheden na oprichting:
Na oprichting is het onderscheid met of zonder notarieel softwarepakket niet meer relevant, immers de softwarepakketten leveren alleen de gegevens bij de oprichting gestructureerd op in het aandeelhoudersregister. Na oprichting, bijvoorbeeld bij een levering van aandelen is de data nog niet gestructureerd.
- Vraag het origineel op, help cliënt zich realiseren waar het Blauwe Boekje gebleven kan zijn, stuur het terug omdat het niet getekend is, zoek uit hoe het komt dat er twee versies in omloop zijn, met ogenschijnlijk complementaire gegevens (10-30 minuten, gemiddeld 20 minuten)
- Alle handelingen als hierboven genoemd onder oprichting zonder notarieel softwarepakket (38 minuten).
Totaal 58 minuten werk voor een medewerker (€ 42,29), 6 minuten voor de notaris (€ 19,89) en externe kosten aangetekende verzending € 9= € 71,18.
De kosten van de medewerkers merkt de notaris doorgaans niet, want dit gebeurt haast geruisloos achter de schermen en de medewerkers zitten er toch. Sommige notarissen tekenen de volstorting van aandelen pas aan nadat hen gebleken is dat er is volgestort. Dat is op zich de juiste wijze, maar verhoogt het tijdsbeslag van het register met zo maar 20 minuten en dat komt neer op € 14,58.
Hoeveel oprichtingen/mutaties passeren er jaarlijks bij jou de revue?
Hoeveel minuten is men er bij jou op kantoor mee bezig? En hoeveel uren als je 80 oprichtingen/leveringen/uitgiften doet per jaar?
Wat reken jij er voor?
Breng jij de werkelijke kosten bij jouw cliënt in rekening? Of de waarde die de registratie toevoegt? De tariefstelling van het kadaster (beoogt geen (grote) winst te maken) is een aardige benchmark voor wat het kost om een aandeelhoudersregister op te maken en bij te houden. € 182,50 voor de oprichting en € 82,50 voor een levering kom ik op uit. Komt dat in de buurt van wat er op jouw factuur staat?
Wij hebben de recherche naar de beschikkingsbevoegdheid met opzet uit de berekeningen gehouden.
Hoeveel tijd en externe kosten zou je kunnen besparen?
Oprichting
Stel dat je met een digitaal register 15 minuten tijd bespaart per B.V. of N.V., dan hebben we het over € 10,94 aan personeelskosten per dossier. Verder bespaar je aan kosten van een hard copy register € 45,12 en € 9 voor het aangetekend verzenden, hetgeen neerkomt op gemiddeld € 65,06 per vennootschap. Zonder softwarepakket en zonder binder, komt de besparing neer op € 19,94.
Levering/pandrecht en recherche
Ook op de vervolgtransacties kan worden bespaard. Dat scheelt minimaal een half uur aan tijd die gemoeid is met het opvragen, rechercheren en weer verzenden (€ 21,88) en met het aangetekend versturen (€ 9), in totaal € 30,88. Omdat de titels van aankomst geupload en gekoppeld zijn aan de inschrijvingen in het register, bespaar je ook op het verzamelen van titels. Die tijd nemen we hier niet mee.
Kosten Digitaal register
Een digitaal aandeelhoudersregister kost echter ook geld.
AandelenKadaster.nl:
Aandelenkadaster.nl rekent eenmalig € 25 per aandeelhoudersregister en € 75 voor elk ander soort register aan de notaris. De licentievergoeding is € 779 per kantoor per jaar en € 100 per extra gebruiker.
Grosso modo levert een digitaal aandeelhoudersregister van Aandelenkadaster.nl een notaris bij oprichting een besparing op van €28 (omslag licentievergoeding bij 100 B.V.’s bedraagt € 7,79 per vennootschap) per vennootschap.
De vennootschap zal een abonnement kunnen nemen op het digitale platform om de geneugten van een digitaal register te genieten. Dat zijn uittreksels maken, delen met derden, digitaal ondertekenen, schakelen tussen Nederlands en Engels en inzage in de organogram. AandelenKadaster.nl rekent een bedrag per register dat afhankelijk is van het aantal aandeelhouders per jaar en € 1 per digitale handtekening.
De vennootschap kan ook zelf muteren en dat kost € 779 per jaar aan licentiekosten, eenmalig € 25 per aandeelhoudersregister en € 75 voor elk ander soort register en abonnementskosten per jaar.
Evidend:
Evidend rekent eenmalig € 25 per register aan de notaris en € 25 per mutatie. Evidend rekent € 999 per jaar voor maximaal 2 notarissen en € 1.499 per jaar voor 3 of meer notarissen aan licentiekosten aan het notariskantoor.
Grosso modo levert een digitaal aandeelhoudersregister van Evidend een notaris bij oprichting een besparing op van €25 (omslag licentievergoeding bij 100 B.V.’s bedraagt € 10 per B.V.) per vennootschap op.
De vennootschap kan ook zelf muteren en dat kost € 499 per jaar aan licentiekosten en € 30 per mutatie per vennootschap.
Digitalisering voorkomt Beroepsfout
Bovendien ben je dan af van het volgende dilemma: als de notaris het papieren originele aandeelhoudersregister uitvraagt en (tijdelijk) op kantoor bewaart, vraagt hij in feite aan het bestuur om de wet te overtreden, immers de wet schrijft in art 2:195 lid 5 BW voor dat het register ten kantore van de vennootschap ter inzage ligt.
AandelenKadaster.nl Iets voor jou?
Wil je weten of aandelenkadaster ook voor jou interessant kan zijn, kijk dan eens op de site, of bel geheel vrijblijvend met 026 379 13 12 voor meer informatie.
