woensdag 26 mei 2021

Wat kost een aandeelhoudersregister?

Hoeveel breng je voor een papieren aandeelhoudersregister in rekening?

Je kunt er pas iets zinnigs voor in rekening brengen, als je weet wat de kosten zijn.

Hoeveel kost het papieren register jouw kanbtoor?

De kosten betreffen tijd van notaris, medewerkers en kosten van derden (aangetekend verzenden € 8, koerier, binders (kostprijs binder € 1-10, gemiddeld  € 5,50) of aandeelhoudersregisters van KNB, WoltersKluwer, Sdu, Boom, etc, (kostprijs per stuk van € 6,75 – € 83,49, gemiddeld: € 45,12).

Wat kost een medewerker per uur? Stel het bruto jaarsalaris + werkgeverslasten bedraagt € 50.000. Stel het aantal werkbare uren in een jaar op 1.600. Dan kost een medewerker € 31,25 per uur.

Wat kost de notaris per uur? Stel het uurloon op € 199.

Handelingen bij Oprichting:

Onderscheid met notarieel softwarepakket:

  • Klik op aanmaken aandeelhoudersregister, en voilá: het eerste register is daar. Sla het op in het dossier, klik op print (3 minuten)
  • Loop naar de printer, haal het op, perforeer het, doe het in een binder (4 minuten)
  • Maak briefje ter verzending, print briefje, pak envelop, doe er het register in en het briefje, sla kopie van het briefje op, loop naar frankeermachine en teken het aan of bel koerier (5 minuten)
  • Nakijken door notaris en tekenen briefjes etc. (6 minuten)
  • Agendeer het navragen waar de kopie van de getekende pagina’s blijft (1 minuut)
  • Bel na waar de kopie voor het ondertekende exemplaar blijft (4 minuten)
  • Ontvangst kopie getekend exemplaar, scan en sla het op in dossier (5 minuten)

Totaal 22 minuten werk voor een medewerker (€ 11,46), 6 minuten voor de notaris (€ 19,89) en externe kosten binder (€ 5,50) en aangetekende verzending  € 8= € 44,85

Sommige notariskantoren versturen het register als PDF per email, dan kost het minder tijd, maar AVG-technisch is dat niet verstandig. Beter is om het dan klaar te zetten in de beveiligde notariële omgeving, zodat de cliënt het kan ophalen.

Onderscheid zonder notarieel softwarepakket:

  • Aanschaf hard copy registers of gebruik een format in word/excel (kosten verwaarloosbaar). Voorraadbeheer, opslag van de hard copies (stel 1 minuut per register)
  • Open de (oprichtings-)akte, haal een leeg register uit de kast, draai de pagina’s één voor één in de typmachine en tik alle relevante gegevens over. Of schrijf met de hand in een ingebonden exemplaar (15 minuten)
  • Nakijken door notaris en tekenen briefjes etc. (6 minuten)
  • Alle tijd van printen, kopiëren, scannen, opslaan, verzenden en frankeren: zie boven (22 minuten)

Totaal 38 minuten werk voor een medewerker (€ 19,79), 6 minuten voor de notaris (€ 19,89) en externe kosten binder (€ 45,12) en aangetekende verzending  € 8= € 92,80

Werkzaamheden na oprichting:

Na oprichting is het onderscheid met of zonder notarieel softwarepakket niet meer relevant, immers de softwarepakketten leveren alleen de gegevens bij de oprichting gestructureerd op in het aandeelhoudersregister. Na oprichting, bijvoorbeeld bij een levering van aandelen is de data nog niet gestructureerd.

  • Vraag het origineel op, help cliënt zich realiseren waar het Blauwe Boekje gebleven kan zijn, stuur het terug omdat het niet getekend is, zoek uit hoe het komt dat er twee versies in omloop zijn, met ogenschijnlijk complementaire gegevens (10-30 minuten, gemiddeld 20 minuten)
  • Alle handelingen als hierboven genoemd onder oprichting zonder notarieel softwarepakket (38 minuten).

Totaal 58 minuten werk voor een medewerker (€ 30,20), 6 minuten voor de notaris (€ 19,89) en externe kosten aangetekende verzending  € 8= € 58,11.

De kosten van de medewerkers merkt de notaris doorgaans niet, want dit gebeurt haast geruisloos achter de schermen en de medewerkers zitten er toch. Sommige notarissen tekenen de volstorting van aandelen pas aan nadat hen gebleken is dat er is volgestort. Dat is op zich de juiste wijze, maar verhoogt het tijdsbeslag van het register met zo maar 20 minuten.

Hoeveel oprichtingen/mutaties passeren er jaarlijks bij jou de revue?

Hoeveel minuten is men er bij jou op kantoor mee bezig? En hoeveel uren als je 80 oprichtingen/leveringen/uitgiften doet per jaar?

Wat reken jij er voor?

Breng jij de werkelijke kosten bij jouw cliënt in rekening? Of de waarde die de registratie toevoegt? De tariefstelling van het kadaster (beoogt geen (grote) winst te maken) is een aardige benchmark voor wat het kost om een aandeelhoudersregister op te maken en bij te houden. € 182,50 voor de oprichting en € 82,50 voor een levering kom ik op uit. Komt dat in de buurt van wat er op jouw factuur staat?

Wij hebben de recherche naar de beschikkingsbevoegdheid met opzet uit de berekeningen gehouden.

Hoeveel tijd en externe kosten zou je kunnen besparen?

Oprichting

Stel dat je met een digitaal register 15 minuten tijd bespaart per B.V. of N.V., dan hebben we het over € 7,81 aan personeelskosten per dossier. Verder bespaar je aan kosten van een hard copy register  € 45,12 en € 8 voor het aangetekend verzenden., hetgeen neerkomt op gemiddeld € 60,93 per vennootschap. Zonder softwarepakket en zonder binder, komt de besparing neer op € 15,81.

Levering/pandrecht en recherche

Ook op de vervolgtransacties kan worden bespaard. Dat scheelt minimaal een half uur aan tijd die gemoeid is met het opvragen, rechercheren en weer verzenden (€ 15,63) en met het aangetekend versturen (€ 8), in totaal € 23,81. Omdat de titels van aankomst geupload en gekoppeld zijn aan de inschrijvingen in het register, bespaar je ook op het verzamelen van titels. Die tijd nemen we hier niet mee.

Kosten Digitaal register

Een digitaal aandeelhoudersregister kost echter ook geld.

AandelenKadaster.nl:

Aandelenkadaster.nl rekent eenmalig € 25 per register aan de notaris. Tijdelijk tot 31 december 2022 kost een register echter helemaal niets. AandelenKadaster.nl rekent geen licentiekosten aan het notariskantoor.

Grosso modo levert een digitaal aandeelhoudersregister van Aandelenkadaster.nl een notaris bij oprichting een besparing op van  €35 per vennootschap bij de normale prijsstelling en tijdelijk € 60.

De vennootschap zal een abonnement kunnen nemen op het digitale platform om de geneugten van een digitaal register te genieten. Dat zijn uittreksels maken, delen met derden, digitaal ondertekenen en schakelen tussen Nederlands en Engels. AandelenKadaster.nl rekent € 5 per register per jaar en € 1 per digitale handtekening. Tijdelijk tot 31 december 2022 kost een abonnement op het register het bestuur ook helemaal niets.

Evidend:

Evidend rekent eenmalig € 25 per register aan de notaris. Evidend rekent € 999 per jaar voor maximaal 2 notarissen en € 1499 per jaar voor 3 of meer notarissen aan licentiekosten aan het notariskantoor.

Grosso modo levert een digitaal aandeelhoudersregister van Evidend een notaris bij oprichting een besparing op van  €35 (minus de licentievergoeding omgeslagen over het aantal B.V’s per jaar) per vennootschap op.

De vennootschap kan ook zelf muteren en dat kost € 499 per jaar aan licentiekosten en € 30 per mutatie per vennootschap.

Digitalisering voorkomt Beroepsfout

Bovendien ben je dan af van het volgende  dilemma: als de notaris het papieren originele aandeelhoudersregister uitvraagt en (tijdelijk) op kantoor bewaart, vraagt hij in feite aan het bestuur om de wet te overtreden, immers de wet schrijft in art 2:195 lid 5 BW voor dat het register ten kantore van de vennootschap ter inzage ligt.

Foto: © Fireflyphoto xxl
  • Fijn dat PraktijkGenerator nu ook toelichtingen bij huwelijksvoorwaarden aanbiedt. De toelichtingen zijn ook intelligent gemaakt en daardoor in no time klaar.

    Gijsbert van der Heiden van Notariskantoor Van der Heiden te Streefkerk
  • Ik ben zeer tevreden met het abonnement bij PraktijkGenerator. Met PraktijkGenerator heb ik 3 voor de prijs van 1: alle know-how, (intelligente) modellen en PE-punten in één abonnement. Daarnaast kunnen wij gebruik maken van de expertise van de medewerkers van PraktijkGenerator en kunnen wij altijd terecht met vragen. Van belang is met name snel telefonisch advies over juridische kwesties maar ook gevraagd en ongevraagd advies over het runnen van een notariskantoor in deze tijden.
    Mevrouw mr J.P.M.L. Martens-Posthumus, notaris bij VanLier Posthumus notarissen
  • Ik ben superblij met PraktijkGenerator, hadden we veel eerder moeten doen. Een actueel modellenbestand tot je beschikking hebben scheelt een hoop tijd in plaats van alles zelf uitzoeken. Het is het geld meer dan waard!

    Mevrouw mr. F.P. Smink, notaris bij Notariskantoor Ellemers te Sneek
  • Het boekje "Boost jouw notariskantoor" is niet alleen een must voor notariskantoren maar ook voor andere professionals als advocaten en accountants. Een handleiding om jouw doelgroep en product te leren te begrijpen en voorspelbare groei te bereiken. Vraag ernaar bij PraktijkGenerator: ze zenden het jou GRATIS toe.

    Dirk-Jan Rol, eigenaar van Admare, administratiekantoor voor de juridische sector
  • Ik voel mij sterker met PraktijkGenerator, het is mijn notariële partner.

    Jesse Russel van Team Notarissen in Maastricht
  • Fijn dat PraktijkGenerator in de drukke decembermaand in het notariaat zeer snel heeft gereageerd op mijn vraag per mail! Hierdoor kon de betreffende akte nog die maand passeren.

    Gijsbert van der Heiden van Notariskantoor Van der Heiden te Streefkerk
  • Je kennis op peil houden is een must als notaris. Bij PraktijkGenerator krijg ik alle know-how en PE-punten in één abonnement!

    Dorus de Hair, notaris bij De Hair Vrijdag notarissen & adviseurs te Oisterwijk
  • Inmiddels al meerdere Master Classes van PraktijkGenerator naar tevredenheid gevolgd. Fijn ook dat de rechtsgebieden familierecht en vastgoed worden behandeld.

    Idy van Hoek, notarisklerk bij Notariskantoor Annet Wijers te Heeze
  • Op 11 oktober 2018 heb ik de master class Goederenrecht voor de Notariële Vastgoedpraktijk bijgewoond. Kordate docenten die de cursus praktisch aanvliegen en ook openstaan voor interactie met de aanwezige. Zeer goede ervaring, ik zou het iedereen aan willen bevelen.

    Pepijn Beliën, notaris van Oostland Notaris te Berkel en Rodenrijs
  • Het is erg fijn om met Praktijkgenerator te werken, omdat Praktijkgenerator als modellenbank buitengewoon compleet is en je erop kunt vertrouwen dat deze modellen goed en actueel zijn.
    Max Hoedeman, Van Gogh Notarissen

    Max Hoedeman, notaris bij Van Gogh Notarissen, te Rucphen
  • Bij PraktijkGenerator.nl weten ze wat service is. Ik had een Engelse vertaling gedownload en kreeg kort daarop de mededeling dat er in dat model een fout stond die inmiddels was hersteld. Kijk, dat noem ik nou service! Elk model bevat fouten, de kans dat ze er bij PraktijkGenerator in blijven staan, is echter heel klein door hun open sourcesysteem.

    Martine Dekker, notaris bij Ligthelm & Dekker Notarissen te Rotterdam
  • Onlangs was ik betrokken bij een complexe certificering van aandelen. De checklist kernpunten administratievoorwaarden en het model van de administratievoorwaarden droegen eraan bij dat ik maatwerk kon leveren en deze certificering volledig naar de wensen van de opdrachtgever kon inrichten.  

    Erik Linssen, notaris bij Fokkema Linssen Notarissen Rotterdam
  • Dirk en Luutzen van Praktijkgenerator hebben het begrepen: het is niet alleen modellen afnemen. Zij staan open voor suggesties en vragen worden snel beantwoord. Ook bieden zij master classes aan (waar abonnees overigens vaak gratis gebruik van kunnen maken) waar je écht iets van opsteekt. Kortom: service is een werkwoord en wij zijn enthousiast!

    Karen Anne Hüpler-Hebben notaris bij Kaep Notaris Utrecht
  • Dankzij PraktijkGenerator ben ik 's-avonds vader voor mijn kinderen in plaats van iemand die zijn eigen modellen zit te maken.

    Theo de Bie, notaris bij Van Mourik & De Bie Notarissen, Schaik
  • De notaris doet er verstandig aan de gereedschappen voor zijn praktijk in te kopen. Dat geldt ook voor zijn modellen. PraktijkGenerator biedt een compleet systeem, waarmee zeer efficiënt en op kwalitatief hoog niveau kan worden gewerkt.

    Steven Perrick, advocaat en hoogleraar notarieel recht aan de UvA
  • Mijn oordeel is positief. Ik zou de website en de informatie het cijfer 8 geven.

    Arie Jan van der Bijl, notaris te Zoetermeer
  • Helemaal consequent zijn de initiatiefnemers achter de Praktijkgenerator echter niet. Zij laten geen mogelijkheid onbenut om op te merken dat notarissen veelal te weinig rekenen in verhouding tot het belang van hun werkzaamheden en de (tegenwoordig bijna unieke) dienstvaardigheid die zij daarbij betrachten. Nu bezondigen zij zich aan dezelfde fout. Ongevraagd gratis PE-punten voor notarissen en hun kandidaat-notarissen en notarieel medewerkers, inbegrepen in een maandelijkse fee die toch al concurrerend was...

    Jeroen Ammerlaan, Ammerlaan Legal, Goes
Overzicht aangesloten notariskantoren

Mail of bel

026 379 19 12

voor meer info