Woensdag 15 februari 2012
Laat buitenlandse rechtspersonen uitsluitend via volmacht partij zijn bij jouw notariële akte. Alleen op deze manier heeft een bevoegdheidsverklaring van een buitenlandse jurist zin, hij verklaart immers dat de volmacht bevoegd is gegeven en dat de volmacht de rechtspersoon bindt, waarbij het irrelevant wordt of de bestuurder op het moment van tekenen van de akte nog steeds bevoegd is. Laat jij de bestuurder in hoedanigheid bij jouw akte optreden, terwijl hij een bevoegdheidsverklaring overlegt, dan bestaat de kans dat hij inmiddels is gedefungeerd. Vraag altijd een bevoegdheidsverklaring van een jurist met kennis van het recht dat van toepassing is op de buitenlandse rechtspersoon (local counsel): als er bijvoorbeeld sprake is van beperkingen in de vertegenwoordigingsbevoegdheid (ultra virus, tegenstrijdig belang etc) hebt jij daar doorgaans zonder nadere studie van het lokale recht geen weet van, terwijl de local counsel deze zou behoren te kennen. Dit is de reden waarom je niet zonder meer kunt afgaan op een uittreksel uit een buitenlands handelsregister.
In het buitenland gaat legalisering met bevoegdheidsverklaring meestal in twee stappen: een notary public certificeert dat meneer X de volmacht heeft getekend en een legal counsel verklaart dat de rechtspersoon vertegenwoordigd wordt door meneer X. In ons land en in sommige andere landen met een Latijns notariaat neemt de notaris beide trajecten voor zijn rekening. Stel zelf de volmacht op en de inhoud van de bevoegdheidsverklaring. Laat de handtekeningen van de local cousel en van de notary public van apostille voorzien, of indien het land geen lid van het Apostille verdrag is, via super legalisatie (en uiteindelijk door ons consulaat in dat land). Als de contactpersoon/bestuurder van de buitenlandse rechtspersoon toch graag bij jouw akte wil compareren, neem dat zijn naam op in de volmacht, zodat hij uiteindelijk in ieder geval als gevolmachtigde kan optreden.