De 14 valkuilen bij modellen in eigen beheer
Hieronder de lijst met de meest voorkomende valkuilen:
1. Liever direct werk dan indirect werk (dossier gaat voor corvee)
2. Absentie in modellencommissievergaderingen: (de klant belt en claimt de notaris en die laat graag verstek gaan, want het is maar een modellenvergadering die hij mist).
3. Notarissen maken hun modellenhuiswerk niet waardoor de volgende vergadering niet effectief is.
4. Persoonlijke voorkeuren: “Heden, ** verscheen voor mij, Kees Netjes, notaris ter standplaats Lutjebroek” , of “Op ** verschijnt voor mij, Kees Netjes, notaris te Lutjebroek…” etc. “De comparant/e…” “De verschijnende persoon”
leiden tot marginale vooruitgang.
5. Het nieuwe elan waarmee het modellenproject wordt aangepakt, neemt rechtevenredig met het aantal bijeenkomsten af.
6. Omdat de nieuwe modellen niet tijdig af zijn, gaan medewerkers zelf eigen modellen beheren en onderhouden waarin wel rekening wordt gehouden met nieuwe wetgeving/jurisprudentie, en verdwijnt know how op plaatsen waar het niet voor de hele organisatie beschikbaar is.
7. Investeren in modellen betekent investeren in het kantoorbelang (waar anderen dus ook van profiteren) en niet in het eigen belang (en dat is, anders dan velen beweren, iets waar vele organisaties mee kampen).
8. Doordat de wijziging van een model invloed heeft op een hele stam andere modellen, schuift men de aanpak daarvan voor zich uit.
9. Doordat de wijziging van een model invloed heeft op een hele stam andere modellen, heeft men slechts een gedeelte gewijzigd en is de modellenpopulatie niet meer consistent.
10. Doordat de wijziging van een model invloed heeft op een hele stam andere modellen, schuift men de vertaling in het Engels voor zich uit.
11. Doordat de wijziging van een model niet goed wordt doordacht, verzuimt men ook de draaiboeken, stappenplannen, checklists en correspondentie aan te passen en loopt men een verhoogd risico fouten te maken.
12. Omdat de modellencommissie niet of (te) traag reageert, stopt de organisatie met het aanleveren van input op de modellen (want: er gebeurt toch weer niets mee).
13. Notarissen geloven dat hun cliënten bepaalde voorkeuren hebben t.a.v. het gebruik van terminologie, terwijl de cliënt allang blij is als hij iets snapt van de inhoud van de akte. Het zijn dus persoonlijke voorkeuren.
14. Notarissen geloven dat hun cliënten willen dat de notaris zelf zijn modellen maakt en onderhoudt, terwijl de cliënt daar echt niet mee bezig is: hij kiest zijn notaris op basis van vriendschap en vertrouwen of op basis van de prijs of een combinatie van die drie), en neemt aan dat de notaris zelf het juiste gereedschap kiest.
Herken jij een of meer van de bovenstaande punten? Vraag jij je af of het ook anders kan? Kijk dan eens op www.praktijkgenerator.nl of bel met Dirk de Lange, 0646378559
