Benoeming bestuurders voor bepaalde tijd
De notamail van 22 oktober verhaalt over een uitspraak van de Rechtbank NH van 3 september 2014. Er was een besluit genomen door het bestuur van een stichting (administratiekantoor), terwijl de bestuurders reeds geruime tijd geleden waren gedefungeerd door verloop van hun termijn waarvoor zij waren benoemd. Gevolgen: de rechtbank oordeelde dat het besluit non-existent is.
Dat lijkt me een juiste uitspraak. Of dat in hoger beroep standhoudt, is de vraag, maar voor het Notariaat is de uitspraak niet verkeerd: je kunt aan die uitspraak argumenten ontlenen dat er op een notaris een zware onderzoekstaak rust, waarmee de toegevoegde waarde van de notaris kan worden aangetoond.
Wat leert ons deze uitspraak?
Veel statuten van stichtingen en verenigingen bepalen dat bestuursleden voor een bepaalde periode worden benoemd en (al dan niet volgens een rooster van aftreden) aftreden door het simpele verloop van tijd. Het stond namelijk zo in het model. Erg praktisch als je van iemand af wilt, je hoeft niets te doen, zijn functie houdt vanzelf op. Erg onpraktisch bij het juist functioneren van bestuursleden (als je niets doet, is er na verloop van tijd geen bestuur meer).
Bespreek met cliënten de (on)wenselijkheid van de benoeming voor een bepaalde periode en waarschuw voor de gevolgen van de keuze. Wat er ook wordt gekozen, aan beide systemen kleven voor- en nadelen, zolang je maar tot een weloverwogen conclusie komt en (later) kunt laten zien dat je een en ander hebt besproken.
Ook hier geldt weer: gebruik ook een checklist bij de intake over oprichting/statutenwijziging van stichtingen en verenigingen. En stop met de poging om cliënten “in het model te praten”. Door dit soort zaken te bespreken, laat je juist jouw meerwaarde zien, en bouw je aan jouw expertpositie.
Wat nu als jou wordt gevraagd een besluit van een bestuur van een stichting/vereniging uit te voeren (of voor te bereiden), welk besluit de basis is van een rechtshandeling die wordt opgenomen in een notariële akte?
In het handelsregister is opgenomen dat er drie bestuurders in functie zijn. Mag jij daar op afgaan? Of heb jij een zwaardere onderzoeksplicht en moet jij de rechtsgeldigheid van een besluit onderzoeken? Ik denk het laatste. Voor dat onderzoek heb jij de geldende statuten nodig. Het ligt denk ik op jouw weg om door te vragen en om herbenoemingsbesluiten op te vragen, en zo nodig voor een herbenoemingsbesluit en bekrachtiging zorg te dragen. Ja dat is extra werk, maar dat hebben we toch nog steeds nodig, zolang je de kosten maar aan de opdrachtgever doorbelast.
Ik ben bang dat er heel veel besturen van stichtingen en vereniging ledenloos zijn. Ik heb geen onderzoek gedaan, maar mijn vermoeden is dat er heel vaak sprake is van een benoeming voor een bepaalde periode. De meeste besturen zijn zich dat niet bewust, zeker als het om vrijwilligersorganisaties enzovoorts gaat.
Hier dienen zich kansen aan: benader die besturen, help hen met herbenoemingsbesluiten en bekrachtigingen en bespreek of de statuten nog voldoen.
