Het belang van Aantekeningen

Een notaris ontvangt een tuchtrechtelijke waarschuwing voor het niet kunnen overleggen van dossieraantekeningen die de specifieke zaak betroffen. Hof Amsterdam 7 oktober 2014, nr 200.148.816/01 NOT

Elk dossier begint toch met een aantekening? En in elk dossier zou een checklist moeten zitten, waaruit blijkt welke aandachtspunten zijn behandeld en waar wel en niet op is gelet. En in elk dossier behoort een draaiboek zodat de voorgang kan worden gemonitord en later kan worden aangetoond welke stappen zijn gezet.

Aantekeningen en checklist dienen in eerste instantie verschillende doelen, maar lopen gaandeweg in elkaar over en vallen uitstekend te combineren, sterker nog het is zelfs bijzonder efficiënt ze te combineren. Een goede checklist is eigenlijk een voorgedrukt besprekingsverslag, waaruit je alleen maar de overbodige zaken weg hoeft te strepen en waarin je de bijzonderheden aantekent. In voorkomend geval kun je die aan de schade- en/of tuchtrechter laten zien.

Daarnaast kun je met een goede checklist jouw cliënt beter helpen, omdat de checklist jou dwingt om door te vragen en als je zaken aansnijdt die in het verlengde van de primaire opdracht liggen (bijvoorbeeld het opstellen van leningsovereenkomsten bij de oprichting van een BV omdat de BV (achtergesteld) vreemd vermogen zal ontvangen), kun je ook veel meer werk uit een dossier halen, en dus jouw omzet vergroten. En het mooiste is dat je zo kunt laten zien dat je de adviseur bent, in plaats van alleen maar de instrumenterend notaris.

Wist je dat je tijdens een bespreking (zonder exemplaar op tafel) maximaal 30% van de relevante punten behandelt? En als je de opdracht krijgt om vanaf een leeg vel papier een checklist te maken, kom je wellicht op 70% van alle relevante punten. Maar je komt nooit op 100%, met andere woorden: zonder hulpmiddelen vergeet je altijd (relevante) zaken te bespreken.

Let ook op bij het opschonen van het (papieren) dossier voordat het naar het archief gaat dat aantekeningen, hoe futiel ze ook lijken, niet worden weggegooid. In de bovengenoemde zaak kunnen geen aantekeningen worden overlegd, in het midden blijft of er ooit aantekeningen zijn gemaakt.

De tuchtzaak leert ons dat de notaris methodisch en systematisch te werk moet gaan en later moet kunnen aantonen dat hij dat deed.