dinsdag 21 oktober 2014

Het belang van Aantekeningen

Een notaris ontvangt een tuchtrechtelijke waarschuwing voor het niet kunnen overleggen van dossieraantekeningen die de specifieke zaak betroffen. Hof Amsterdam 7 oktober 2014, nr 200.148.816/01 NOT

Elk dossier begint toch met een aantekening? En in elk dossier zou een checklist moeten zitten, waaruit blijkt welke aandachtspunten zijn behandeld en waar wel en niet op is gelet. En in elk dossier behoort een draaiboek zodat de voorgang kan worden gemonitord en later kan worden aangetoond welke stappen zijn gezet.

Aantekeningen en checklist dienen in eerste instantie verschillende doelen, maar lopen gaandeweg in elkaar over en vallen uitstekend te combineren, sterker nog het is zelfs bijzonder efficiënt ze te combineren. Een goede checklist is eigenlijk een voorgedrukt besprekingsverslag, waaruit je alleen maar de overbodige zaken weg hoeft te strepen en waarin je de bijzonderheden aantekent. In voorkomend geval kun je die aan de schade- en/of tuchtrechter laten zien.

Daarnaast kun je met een goede checklist jouw cliënt beter helpen, omdat de checklist jou dwingt om door te vragen en als je zaken aansnijdt die in het verlengde van de primaire opdracht liggen (bijvoorbeeld het opstellen van leningsovereenkomsten bij de oprichting van een BV omdat de BV (achtergesteld) vreemd vermogen zal ontvangen), kun je ook veel meer werk uit een dossier halen, en dus jouw omzet vergroten. En het mooiste is dat je zo kunt laten zien dat je de adviseur bent, in plaats van alleen maar de instrumenterend notaris.

Wist je dat je tijdens een bespreking (zonder exemplaar op tafel) maximaal 30% van de relevante punten behandelt? En als je de opdracht krijgt om vanaf een leeg vel papier een checklist te maken, kom je wellicht op 70% van alle relevante punten. Maar je komt nooit op 100%, met andere woorden: zonder hulpmiddelen vergeet je altijd (relevante) zaken te bespreken.

Let ook op bij het opschonen van het (papieren) dossier voordat het naar het archief gaat dat aantekeningen, hoe futiel ze ook lijken, niet worden weggegooid. In de bovengenoemde zaak kunnen geen aantekeningen worden overlegd, in het midden blijft of er ooit aantekeningen zijn gemaakt.

De tuchtzaak leert ons dat de notaris methodisch en systematisch te werk moet gaan en later moet kunnen aantonen dat hij dat deed.

Laat een reactie achter.

  • Cindy van Goethem, notaris in Hulst

    Met PraktijkGenerator ga ik met een gerust hart slapen. Ik weet dat mijn output up-to-date is. Ik voel me sterker met PraktijkGenerator, het is mijn notariële partner.
  • Het is erg fijn om met Praktijkgenerator te werken, omdat Praktijkgenerator als modellenbank buitengewoon compleet is en je erop kunt vertrouwen dat deze modellen goed en actueel zijn.
    Max Hoedeman, Van Gogh Notarissen

    Max Hoedeman, notaris bij Van Gogh Notarissen, te Rucphen
  • Bij PraktijkGenerator.nl weten ze wat service is. Ik had een Engelse vertaling gedownload en kreeg kort daarop de mededeling dat er in dat model een fout stond die inmiddels was hersteld. Kijk, dat noem ik nou service! Elk model bevat fouten, de kans dat ze er bij PraktijkGenerator in blijven staan, is echter heel klein door hun open sourcesysteem.

    Martine Dekker, notaris bij Ligthelm & Dekker Notarissen te Rotterdam
  • Onlangs was ik betrokken bij een complexe certificering van aandelen. De checklist kernpunten administratievoorwaarden en het model van de administratievoorwaarden droegen eraan bij dat ik maatwerk kon leveren en deze certificering volledig naar de wensen van de opdrachtgever kon inrichten.  

    Erik Linssen, notaris bij Fokkema Linssen Notarissen Rotterdam
  • Wat een nuttige en inspirerende Master Class volgde ik via PraktijkGenerator over de Bedrijfsopvolgingsfaciliteit. PraktijkGenerator, ook voor de familierechtspecialist een aanrader!

    Nienke van Doorn-Laurs De Adviespraktijk Familierecht
  • Dirk en Luutzen van Praktijkgenerator hebben het begrepen: het is niet alleen modellen afnemen. Zij staan open voor suggesties en vragen worden snel beantwoord. Ook bieden zij master classes aan (waar abonnees overigens vaak gratis gebruik van kunnen maken) waar je écht iets van opsteekt. Kortom: service is een werkwoord en wij zijn enthousiast!

    Karen Anne Hüpler-Hebben notaris bij Kaep Notaris Utrecht
  • Dankzij PraktijkGenerator ben ik 's-avonds vader voor mijn kinderen in plaats van iemand die zijn eigen modellen zit te maken.

    Theo de Bie, notaris bij Van Mourik & De Bie Notarissen, Schaik
  • De notaris doet er verstandig aan de gereedschappen voor zijn praktijk in te kopen. Dat geldt ook voor zijn modellen. PraktijkGenerator biedt een compleet systeem, waarmee zeer efficiënt en op kwalitatief hoog niveau kan worden gewerkt.

    Steven Perrick, advocaat en hoogleraar notarieel recht aan de UvA
  • Door Praktijkgenerator heb ik al voor vele duizenden euro's extra werk uit bestaande dossiers gehaald en kan ik ook complexe zaken gemakkelijk aan. Het systeem verdient zich in een mum van tijd terug.

    Notariaat Kremer, Oldebroek/Wezep
  • Mijn oordeel is positief. Ik zou de website en de informatie het cijfer 8 geven.

    Arie Jan van der Bijl, notaris te Zoetermeer
  • De website werkt prima. Modellen zijn goed en ook juist de "kleine" modellen (van volmachten, besluiten e.d.) zijn erg handig. Kortom, ik ben een tevreden gebruiker van de website.

    Guido van den Bos, notaris te Nijkerk
  • Ik heb in ieder geval veel plezier en profijt van de generator. Voor een klein kantoor, is het ideaal!

    Caroline Neering, notaris te Den Haag
  • Helemaal consequent zijn de initiatiefnemers achter de Praktijkgenerator echter niet. Zij laten geen mogelijkheid onbenut om op te merken dat notarissen veelal te weinig rekenen in verhouding tot het belang van hun werkzaamheden en de (tegenwoordig bijna unieke) dienstvaardigheid die zij daarbij betrachten. Nu bezondigen zij zich aan dezelfde fout. Ongevraagd gratis PE-punten voor notarissen en hun kandidaat-notarissen en notarieel medewerkers, inbegrepen in een maandelijkse fee die toch al concurrerend was...

    Jeroen Ammerlaan, Ammerlaan Legal, Goes
Overzicht aangesloten notariskantoren

Mail of bel

026- 3791912

voor meer info