Tijd en prioriteit

Tijd is ons schaarste goed. Tijd kun je maar één keer besteden. Wees zuinig op je tijd. Maak altijd de afweging: is dit wat ik nu doe, het beste gebruik van mijn tijd op dit moment? Brengt deze activiteit mij het snelst tot mijn doel?

Je moet heel veel dingen doen om een notariskantoor te runnen. Strategische keuzes maken over het business model, positionering, specialisatie en anti-cyclisch denken: hoe lang blijft het vastgoed booming en wat als dat weer instort… Opleiding en begeleiding geven, acquisitie, personeelsmanagement, dossierwerk, besprekingen voeren, akten en stukken maken of nakijken, passeren, belehren, kantoormanagement, riskmanagement, modellenbeheer, opleiding volgen, netwerken, publiceren, literatuur/jurisprudentie bijhouden, peer reviewers en toezichthouders ontvangen,  nadenken over je pensioen, declaratiegeschillen afdoen, besprekingsverslagen maken, offertes bekijken en soms zelf maken, inschrijvingen doen in openbare registers, ubo-onderzoek doen, etc enz en zo verder. Ik ben bang dat zelfs Superman hier overspannen van zou worden.

Nu het weer supergoed gaat in het notariaat, is tijd helemaal schaars. Het is nu een kwestie van prioriteit en keuzes maken.

Alle bovenomschreven zaken moet je natuurlijk zelf kunnen. Maar nu moet je jezelf de vraag stellen of je het ook allemaal zelf moet doen.

Daar kan het volgende jou bij helpen:

Stop, doe minder, doe meer en begin

Maak een lijst van alle zaken die jij doet en die je zou moeten doen en hoeveel tijd je er per week aan besteedt. Als je een inschatting moet geven van de tijd die je ergens aan besteedt, schat je dat al snel te laag in (we minoreren welhaast van rechtswege). Dat geldt ook voor de tijd die je eraan zou moeten besteden, terwijl je dat uiteindelijk misschien toch wel niet doet. Hoeveel uur heb jij het afgelopen jaar aan het bestuderen van literatuur/jurisprudentie besteed? En hoeveel had je er aan moeten besteden om bij te blijven?

Zet achter elk item een van de volgende kwalificaties: doe meer, stop: laat dus over, doe minder. En de belangrijkste, maar ook de moeilijkste: zoek naar die ene activiteit die jij nu nog niet doet, maar die het echte verschil maakt. Een voorbeeld: Als je vindt dat je te weinig vastgoedwerk binnenkrijgt en je niets aan vastgoedacquisitie doet, zal vastgoedacquisitie het verschil kunnen maken. Begin daar dan mee.

Dat wat je kunt uitbesteden, moet je ook echt uitbesteden aan anderen die er hun werk van maken en er in gespecialiseerd zijn. Vaak zijn zij er ook nog eens een keer veel beter in dan jij. Voorbeelden: boekhouding, opleiding voor PE-punten, personeelsmanagement, modellen, ict-cloudoplossingen, softwarepakketten, maar ook secretarieel en administratief werk: dat besteedt je (intern) uit aan je secretariaat etc.

Ga ook steeds na wat jou meer opbrengt: bv: Dossierwerk of personeelsmanagement? Acquisitieactiviteiten of modellenonderhoud? Of jurisprudentie uitpluizen of netwerken? Afhankelijk van jouw positionering zal de uitkomst verschillen.

Sommige activiteiten kun je lastig uitbesteden: strategie bepalen, acquisitie en netwerken. Evenals het winnen van vertrouwen van jouw prospect cliënt. Stop daar meer tijd en energie in als je wilt groeien.

Als je nog steeds twijfelt of je een bepaalde activiteit moet uitbesteden, pas dan het volgende toe: Bereken jouw virtuele uurtarief. Dat doe je door je (persoonlijke) omzet te delen door 2.000 uur. Zoek ook uit wat het uurtarief of prijs is van de specialist aan wie je de specifieke activiteit kunt overlaten. De gouden regel is: kan iemand anders het (aanzienlijk) goedkoper, besteed het dan uit. Uiteindelijk staat Albert Heijn ook geen vleeswaren meer te snijden in zijn kruidenierswarenwinkeltje in Zaandam, maar laat hij dat over aan anderen.

Ben je veel onderweg naar cliënten, huur dan een chauffeur. In de auto kun je heel goed werken. Velen durven dat niet omdat ze het decadent vinden. Maar een hele dag een chauffeur paraat kost ongeveer eur 150. Als je de reistijd besteedt aan declarabel dossierwerk en de kosten van de chauffeur aan jouw cliënt voor wie je op pad bent, doorbelast, zijn alle partijen (ook de chauffeur) beter af.

Volg een cursus time management en incorporeer het aldaar geleerde in jouw organisatie. Met een paar simpele oplossingen/middelen kun je je tijd veel effectiever indelen en benutten en je productiviteit drastisch verhogen. Maar dan moet je wel uit je comfortzone komen: een cursus volgen en de zaken op de nieuwe manier gaan aanpakken en dat is vaak oncomfortabel in het begin, maar je leven wordt er wel veel comfortabeler door….

Zandloper © Karoly Czifra