donderdag 3 mei 2018

Moet je een toelichting meesturen met het concept van de akte?

Enige tijd geleden hebben we een bericht over toelichtingen gepost. Klik HIER voor de inhoud.

We hebben dit bericht ook aan een ons bekende peer reviewer gemaild en deze persoon koppelde terug: “Oneens met jullie stelling; juist toelichtingen zijn een wezenlijk onderdeel van de belehrung. De rechter heeft voorts uitgemaakt dat de tekst van de akte voor de cliënt niet te begrijpen valt zodat de notaris daarin geen bescherming vindt. Dus belang van toelichting tweeledig: belehren en onderdeel van eigen dossier vorming.”

Zo op het eerste gezicht geen speld tussen te krijgen.

Laten we het eens ontleden.

Waar komt het idee van de toelichting vandaan? We denken uit art 43 Wna:

Artikel 43 lid 1. De partijen bij de akte en de bij het verlijden van de akte eventueel verschijnende andere personen krijgen tijdig tevoren de gelegenheid om van de inhoud van de akte kennis te nemen. Alvorens tot het verlijden van een akte over te gaan, doet de notaris aan de verschijnende personen mededeling van de zakelijke inhoud daarvan en geeft daarop een toelichting. Zo nodig wijst hij daarbij tevens op de gevolgen die voor partijen of één of meer hunner uit de inhoud van de akte voortvloeien

En uit artikel 5 Verordening beroeps- en gedragsregels 2011: De notaris licht alle partijen bij de rechtshandeling waarvoor zijn tussenkomst is ingeroepen voor over de gevolgen van de handeling.

Maar als je dan de vraag moet beantwoorden wat er in de toelichting moet komen te staan en of er nog verschil is tussen het soort dossier (familierecht, vastgoed of ondernemingsrecht), lijkt enige nuancering gepast.

Wij willen graag bijdragen aan eenvormig beleid en aan iets waar de notaris en zijn cliënt ook daadwerkelijk iets aan heeft. De stelling: altijd een toelichting meesturen, is ons inziens te kort door de bocht.

Wat wordt bedoeld met een toelichting? Is dat een uitleg van wat er met de akte wordt bewerkstelligd in het algemeen of juist in het bijzondere geval?

Voor de notaris is het meesturen van een toelichting uiteindelijk achteraf het schriftelijke bewijs van Belehrung.

Hoe ver ga je met de toelichting. Moet je ook wijzen op de gevolgen voor alle bij de rechtshandeling berokken partijen (die niet een exemplaar van het concept van de akte ontvangen)? Als voorbeeld denk ik aan de aandeelhouders van een B.V. waarvan het bestuur jou vraagt een concept van de akte van statutenwijziging op te stellen.

De risico’s verbonden aan het meesturen van een toelichting zijn de volgende: het gevaar van strijdigheid, onduidelijkheid, onvolledigheid, onnauwkeurigheid en versimplificering tussen het gestelde in de akte en in de toelichting. Verder is de verleiding groot andere (voor de cliënt begrijpelijkere) terminologie dan de wettelijke te gebruiken, hetgeen ook weer tot verkeerde uitleg of verkeerd begrip van de akte kan leiden.

Het lijkt in eerste instantie alsof je jouw cliënt helpt met een toelichting, maar in feite vergroot je de foutkans. Je kunt het fout doen in de akte, in de toelichting of in beide stukken.

Als je in een dossier voor de oprichting van een B.V. een toelichting meestuurt in de trant van: in artikel 1 staat de naam van de vennootschap, in artikel 2 het doel van de vennootschap enz. dan stuur je wel een toelichting mee, maar of die helpt? Of moet je in een toelichting opnemen dat er risico’s van bestuursaansprakelijkheid verbonden zijn aan een B.V.? Of wat de consequenties zijn van niet volgestorte aandelen? Of van het niet tijdig deponeren van de jaarrekening? Of moet je in feite een samenvatting van de hele doctrine meesturen?

Moet je dan in je correspondentie opnemen dat voor zover er (semantische) strijdigheid tussen de toelichting en de akte bestaat, het bepaalde in de akte prevaleert? Dat is niet bepaald een klantvriendelijke passage en zal eerder vragen oproepen.

En je zult in je offerte moeten meenemen dat het opmaken van de toelichting ook tijd kost en dat daar ook voor betaald moet worden. Doe je dat niet, dan is het dossier direct verlieslatend, want het vervaardigen van een goede toelichting kost echt serieus tijd.  Als dat niet zo zou zijn, dan stelt de toelichting niet veel voor (slechts een algemeen verhaal), wordt het voorschrift er eentje uit de compliance cultuur: Check the box er zit een toelichting bij, over naar het volgende punt. Dan kun je de toelichting net zo goed in je algemene voorwaarden opnemen (een samenvatting van het hele recht…).

Dat je bij huwelijkse voorwaarden een (nadere) uitleg meestuurt over de werking van een verrekenbeding en dat de echtgenoten dat ook daadwerkelijk moeten uitvoeren, dat lijkt ons een goed idee.

Dat je in voorkomend geval in een email of brief uitlegt waarom je voor een bepaalde oplossing of passage in een akte hebt gekozen, spreekt ook voor zich. Of dat je de cliënt waarschuwt voor bepaalde specifieke risico’s. Dan is de toelichting meer een bewijs van belehrung. Maar dat is maatwerk.

Dat je een kort besprekingsverslag meestuurt van de bespreking, zeker als er vele onderwerpen zijn besproken en er verschillenden varianten zijn besproken, spreekt ook voor zich. Dit is ook maatwerk.

Vooralsnog roept de instructie meer vragen op dan dat het duidelijkheid verschaft. Wie het weet, mag het zeggen.

Laat een reactie achter.

  • Cindy van Goethem, notaris in Hulst

    Met PraktijkGenerator ga ik met een gerust hart slapen. Ik weet dat mijn output up-to-date is. Ik voel me sterker met PraktijkGenerator, het is mijn notariële partner.
  • Het is erg fijn om met Praktijkgenerator te werken, omdat Praktijkgenerator als modellenbank buitengewoon compleet is en je erop kunt vertrouwen dat deze modellen goed en actueel zijn.
    Max Hoedeman, Van Gogh Notarissen

    Max Hoedeman, notaris bij Van Gogh Notarissen, te Rucphen
  • Bij PraktijkGenerator.nl weten ze wat service is. Ik had een Engelse vertaling gedownload en kreeg kort daarop de mededeling dat er in dat model een fout stond die inmiddels was hersteld. Kijk, dat noem ik nou service! Elk model bevat fouten, de kans dat ze er bij PraktijkGenerator in blijven staan, is echter heel klein door hun open sourcesysteem.

    Martine Dekker, notaris bij Ligthelm & Dekker Notarissen te Rotterdam
  • Onlangs was ik betrokken bij een complexe certificering van aandelen. De checklist kernpunten administratievoorwaarden en het model van de administratievoorwaarden droegen eraan bij dat ik maatwerk kon leveren en deze certificering volledig naar de wensen van de opdrachtgever kon inrichten.  

    Erik Linssen, notaris bij Fokkema Linssen Notarissen Rotterdam
  • Wat een nuttige en inspirerende Master Class volgde ik via PraktijkGenerator over de Bedrijfsopvolgingsfaciliteit. PraktijkGenerator, ook voor de familierechtspecialist een aanrader!

    Nienke van Doorn-Laurs De Adviespraktijk Familierecht
  • Dirk en Luutzen van Praktijkgenerator hebben het begrepen: het is niet alleen modellen afnemen. Zij staan open voor suggesties en vragen worden snel beantwoord. Ook bieden zij master classes aan (waar abonnees overigens vaak gratis gebruik van kunnen maken) waar je écht iets van opsteekt. Kortom: service is een werkwoord en wij zijn enthousiast!

    Karen Anne Hüpler-Hebben notaris bij Kaep Notaris Utrecht
  • Dankzij PraktijkGenerator ben ik 's-avonds vader voor mijn kinderen in plaats van iemand die zijn eigen modellen zit te maken.

    Theo de Bie, notaris bij Van Mourik & De Bie Notarissen, Schaik
  • De notaris doet er verstandig aan de gereedschappen voor zijn praktijk in te kopen. Dat geldt ook voor zijn modellen. PraktijkGenerator biedt een compleet systeem, waarmee zeer efficiënt en op kwalitatief hoog niveau kan worden gewerkt.

    Steven Perrick, advocaat en hoogleraar notarieel recht aan de UvA
  • Door Praktijkgenerator heb ik al voor vele duizenden euro's extra werk uit bestaande dossiers gehaald en kan ik ook complexe zaken gemakkelijk aan. Het systeem verdient zich in een mum van tijd terug.

    Notariaat Kremer, Oldebroek/Wezep
  • Mijn oordeel is positief. Ik zou de website en de informatie het cijfer 8 geven.

    Arie Jan van der Bijl, notaris te Zoetermeer
  • De website werkt prima. Modellen zijn goed en ook juist de "kleine" modellen (van volmachten, besluiten e.d.) zijn erg handig. Kortom, ik ben een tevreden gebruiker van de website.

    Guido van den Bos, notaris te Nijkerk
  • Ik heb in ieder geval veel plezier en profijt van de generator. Voor een klein kantoor, is het ideaal!

    Caroline Neering, notaris te Den Haag
  • Helemaal consequent zijn de initiatiefnemers achter de Praktijkgenerator echter niet. Zij laten geen mogelijkheid onbenut om op te merken dat notarissen veelal te weinig rekenen in verhouding tot het belang van hun werkzaamheden en de (tegenwoordig bijna unieke) dienstvaardigheid die zij daarbij betrachten. Nu bezondigen zij zich aan dezelfde fout. Ongevraagd gratis PE-punten voor notarissen en hun kandidaat-notarissen en notarieel medewerkers, inbegrepen in een maandelijkse fee die toch al concurrerend was...

    Jeroen Ammerlaan, Ammerlaan Legal, Goes
Overzicht aangesloten notariskantoren

Mail of bel

026- 3791912

voor meer info