Wildgroei aan WWFT-richtlijnen, leidraden en handvatten

Als je in de praktijk werkzaam bent en voor een dossier de assessment moet doen of de WWFT van toepassing is en zo ja hoe te handelen, is het ondoenlijk om (1) Handleiding voor toepassing van de WWFT van de KNB met bijlagen; (2) de Specifieke leidraad naleving WWFT van het Bft met bijlagen en (3) de Handvatten van de KNB (4) de Schema notariële onderzoeks- en meldplicht geldverkeer (Wna en Wwft) van het Bft (5) De Leidraad Wwft en Sw van de Nederlandse bank (6)  Leidraad witwasbestrijding en anti-terrorismefinanciering van het Ministerie van Financiën  (ter consultatie) en (7) de wetsteksten en uitvoeringsbesluiten helemaal te moeten doorworstelen.

Er is sprake van gedeeltelijke overlap en van herhaling en er blijven veel zaken onduidelijk. Daarnaast wordt in een van de documenten ook nog verwezen naar de site van het Fiu, de FATF en natuurlijk wordt het onderwerp ook geraakt door de Wet op het notarisambt, Verordening beroeps-en gedragsregels en andere verordeningen, de Sanctiewet, de Wwft zelf en de ministeriële regelingen. In één van de handleidingen staat de verlokkende tekst: Kijk ook op de site van het Fiu, daar is nog veel meer informatie te vinden over de Wwft…  Alsof je – als je een cliëntenonderzoek aan het doen bent – op zoek zou zijn naar nog veel meer informatie: je wilt toch alleen maar z.s.m. weten wat je moet doen.

Als je bij elk cliëntenonderzoek door deze rijstebrijberg van regels heen moet spitten, ben je alleen al aan leestijd ontelbare uren zoet, laat staan dat je dan helder hebt wat je moet doen en hoe en hoe je het moet bewaren.

Hoe zou het dan wel kunnen?

1. Oproep aan de overheden en beroeps- en belangenorganisaties om gezamenlijk tot één leidraad te komen (met instructie per afzonderlijke groep wwft-plichtigen), met duidelijke toegang tot lijsten met schurkenstaten, handelsembargo’s, sanctielijsten en beleid over hoe je met wwft moet omgaan, waar je wel rechten aan kunt ontlenen.

2. Roep de hulp in van een van de aanbieders van Complianceproducten;

of

3. Doe het zelf, Vat de highlights, adviezen en Best Practices uit al deze documenten samen in één WWFT draaiboek en één WWFT beleid voor op het kantoor.

Ad 1. Ik durf het niet eens voor te stellen: ik ben een positief mens, maar betrokken instanties hebben er nu eenmaal geen belang bij om hier honderden uren aan uitzoekwerk, redactiewerk en instructiewerk aan te besteden. De uitkomst van al dat werk is dat er een stappenplan komt van tegen de 100 pagina’s waaruit blijkt dat het voor een notaris (en de andere wwft-plichtigen) ondoenlijk is compliant te zijn, zonder ontelbare uren per dossier aan compliance te besteden.
Tot die tijd moeten we ons behelpen met de volgende opties.

Ad. 2: Als je de hulp inroept van complianceproducten, blijft de vraag open of zij jou echt helpen: Jij als wwft plichtige blijft namelijk zelf voor de volle 100% verantwoordelijk voor het cliëntenonderzoek etc. Besteed je dat uit, dan is het de vraag of alle checks worden gedaan. En belangrijker nog: accepteert het Bft en de tuchtrechter dat je compliant bent als je het volledig uitbesteedt? Ik weet het niet, ik heb de producten niet onderzocht en ik weet niet hoe het Bft en de tuchtrechter hier tegen aan kijken.

Ad 3: Doe het zelf: daar heb je natuurlijk helemaal geen tijd voor. En als je er de 100 uur die je er voor nodig hebt aan zou willen besteden, krijg je een ontzettend lang bijna niet te hanteren en ook niet te lezen document.

Het antwoord op het laatste bezwaar is: ja inderdaad maar het is de enige manier. Vat je het niet samen in één document dan moet je werken uit genoemde bronnen met bijlagen en de genoemde wetten en regels en dat is al helemaal niet te doen.

Moet elk kantoor dat dan helemaal zelf doen en zelf het wiel uitvinden? Nee natuurlijk niet, er zijn aanbieders van procedures en checklists die jou hierbij helpen.

Eén daarvan zijn wij: Wij hebben een draaiboek WWFT en een WWFT beleid (Compliance Protocol) gemaakt waarin de highlights uit alle regels, besluiten, notities en handvatten voor zover van belang allemaal zijn opgenomen en actueel worden gehouden.

Het draaiboek helpt je bij de procedure te volgen per dossier. Het Compliance Protocol is een voorzet voor het WWFT-beleid op het notariskantoor. Het bevat tal van keuzes waarmee je tot uitdrukking kunt brengen dat jouw organisatie een op risico gebaseerd beleid voert.

Wij gaan ons draaiboek zo spoedig mogelijk intelligent maken zodat het veel sneller te behandelen valt en duidelijk wordt wat je moet doen.

Heb je interesse in onze aanpak, houd dan ons nieuwsbrief in de gaten. Ben je daar nog niet op geabonneerd, klik dan HIER.

Hieronder volgt nog een aantal opmerkingen op de stukken:

Met betrekking tot de Handvatten merk ik nog op:

De Handvatten cliënten onderzoek Wna en WWFT vermelden dat bij het PEP-onderzoek “een PEP-verklaring niet verplicht is. Vastlegging van de gegevens in het dossier is voldoende.” Interessant is de vraag hoe je dan aan die gegevens komt en hoe je dat later kunt bewijzen dat je hebt gezocht of waarom je dat niet hebt gedaan. Als dat is via openbare bronnen, loop je het risico dat de persoon in kwestie net pep geworden is zonder dat een en ander al op internet is verschenen. En dan komt de vraag op of je je voldoende van je inspanningsverplichting hebt gekweten om te achterhalen of iemand een pep is.

Ik ben van mening dat je dit alleen maar kunt volhouden als je bij de cliënt gevraagd hebt of hij pep is. En als je besluit dat te doen dan kun je dat alleen maar goed te doen door hem een pep-verklaring te laten invullen en ondertekenen. Immers ook een uitlopend pep (iemand die onlangs nog Pep was) zal nee zeggen, ik ben geen pep (meer) en weet niet dat hij uitlopend pep is. Uiteindelijk zal de tuchtrechter bepalen wat voldoende onderzoek naar pep-status doen, inhoudt. Waar kies je voor tot die tijd? Voor gemak, of voor zekerheid?

Ik begrijp het standpunt van de KNB, zou hij zeggen altijd een pep-verklaring dan is dat opeens de norm waarvan we weten dat de meeste notarissen niet aan zullen voldoen. Ik vraag me af of de in de handvatten gegeven makkelijke weg de juiste is. In het compliance protocol hebben we de keuze opengelaten voor wel of geen pepverklaring opvragen. De kantoren kunnen in hun beleid dus kiezen.

En laat de maatschappij maar voelen wat het effect van deze compliancewetgeving is: een eindeloze stroom aan persoonsgegevens en dan keert de wal uiteindelijk het schip.

In de handvatten wordt nog verwezen naar de schurkenstatenlijst van de Europese commissie. Inmiddels is door de tsunami aan meldingen ongebruikelijke transacties bij het Fiu deze EU-lijst afgevoerd als objectieve indicator. Daarmee is het wel een subjectieve indicator geworden.

De vraag is of je bij dienstweigering toch een melding bij het Fiu moeten doen als de voorgenomen transactie jou ongebruikelijk voorkomt. De Handvatten zeggen van wel, de Handleiding voor toepassing van de WWFT van de KNB zegt niet in alle gevallen. Als je dienst weigert omdat je het vermoeden hebt dat het om zwart geld gaat en jij dus betrokken kunt geraken aan schuldwitwassen, moet je melden. Als je dienst weigert uitsluitend omdat iemands recht in de knel komt, bijvoorbeeld bij conflicten tussen rechten op levering of iets dergelijks, dan niet. Deze twee zijn duidelijk, meestal is het niet zo duidelijk.

Ook komt herhaaldelijk het “Aantoonbaar afstemmen van de intensiteit van het cliëntenonderzoek op het risicoprofiel van de cliënt en de transactie” naar voren.  Dat is een prachtige volzin, maar hoe ga je daar mee om en hoe kun je dat vastleggen?

Wij hebben alle handvatten, aanbevelingen, richtlijnen zoveel mogelijk verwerkt in ons Draaiboek en in ons Compliance protocol. Omdat er vele kantoren zijn die ons model als uitgangspunt voor hun beleid gebruiken, zullen we ook redlines van de wijzigingen beschikbaar stellen, zodat de kantoren dat in hun reeds uitgewerkte Compliance Protocol kunnen verwerken, zonder steeds weer opnieuw allerlei keuzes te moeten maken die bij de eerste ingebruikname van het Compliance Protocol nodig zijn.

De grote vraag blijft: wat breng je voor het cliëntenonderzoek bij jouw cliënt in rekening? Als je alle checks de revue laat passeren, ben je zo enige uren zoet. Met een intelligent model kan dat drastisch worden teruggebracht naar enige minuten. Maar je moet het kunnen aantonen dat je het allemaal hebt gedaan, en dat betekent dat je op zijn minst een compliancebestand moet bijhouden, waarin je alle actie met print screens in kopieert, zodat je een soort film maakt van de voortgang. En dat kost tijd, moeite en discipline.

Niet doen, betekent wachten op een controle. Je kunt alleen NU compliant zijn, Als je het nu niet bent, kun je dat nooit meer herstellen. Het is dus niet de vraag OF wordt ontdekt dat je NIET- compliant bent, maar WANNEER.

En wat zeg je tegen een prospect die zegt: jouw buurman-notaris doet dit allemaal niet, hij is dus goedkoper en daar ga ik naar toe… Prachtig, gaat uw gang en sluit u aan bij de witwassers en financiers van terrorisme die binnen no time weten dat er bij de buurman geen cliëntenonderzoek wordt gedaan en ook van zijn diensten gebruik zullen maken. Ik werk liever met cliënten die niets te verbergen hebben.