Tips uit het veld

Hier volgt de e-mail die wij van één van onze meest trouwe cliënten ontvingen en die we graag delen, omdat er waardevolle lessen in staan.

“Goedemiddag heren,

Graag jullie aandacht voor het navolgende.

1. Advies actualiseren statuten persoonlijke holdings

Inmiddels ben ik bijna 20 jaar notaris en veel cliënten ken ik al vanaf het begin van mijn werkzame leven in het notariaat (1996). Het werd steeds duidelijker dat veel cliënten succesvol zijn met hun onderneming(en), dat ondernemingen vaak ook voor mooie prijzen worden verkocht, maar dat naar de statuten van de (steeds vermogender geworden) persoonlijke holdings niet werd omgekeken. In heel veel gevallen dateren die statuten nog van de start als ondernemer door de betreffende cliënt.

Destijds heb ik de invoering van het nieuwe BV-recht op de voet gevolgd. Ik weet dus dat er toen door de wetgever bewust is gekozen voor het niet verplicht maken van notariële aanpassing van de statuten van bestaande BV’s.

Dat neemt niet weg dat die statuten mettertijd natuurlijk wel steeds verder verouderd zijn. Ik herinner me nog goed dat professor Kid Schwarz tijdens een van jullie cursusdagen aangaf dat een notaris die zijn cliënten nog met statuten van vóór 1 oktober 2012 liet werken, zijn vak niet goed uitoefende (ook in verband met de kwestie TB bij dividenduitkeringen).

Enige tijd terug ben ik daarom begonnen om mijn beste cliënten e-mails te sturen met (variaties op) de navolgende inhoud:

“Goede@ @,

Graag je aandacht voor het navolgende.

Momenteel loop ik de holdingmaatschappijen van mijn belangrijkste cliënten na om te checken of die niet verouderd zijn.

Met name in 2012 is het BV-recht zeer ingrijpend gewijzigd. Ook in 2021 zijn er nog belangrijke wijzigingen ingevoerd.

Mijn belangrijkste cliënten zie ik uiteraard regelmatig. De focus ligt dan echter vrijwel altijd op de statuten van de joint-venture BV’s en werkmaatschappijen van die cliënten.

De statuten van de personal holdings blijven meestal buiten beeld. Met het verstrijken van de jaren verouderen de statuten van die holdingmaatschappijen echter steeds verder: ze gaan steeds meer afwijken van het geldende recht.

Bij jou stuitte ik daarbij op de statuten van @ B.V. De statuten van die BV dateren van @ (zie bijgaand) en zijn dus bijna @ jaar oud en derhalve in het geheel niet in overeenstemming met het thans geldende BV-recht.

Nu zou ik een hele verhandeling kunnen geven over de wenselijkheid van een aanpassing van de statuten aan het geldende recht. Het is echter veel tijds- en (daardoor) kostenefficiënter om de statuten direct even te actualiseren.

Zeker omdat @ B.V. een holdingmaatschappij is, is dat heel eenvoudig.

Er behoeven daardoor geen bijzondere statutaire bepalingen te worden opgenomen, zoals bij joint-venture BV’s (met meerdere aandeelhouders). Met andere woorden: eenvoudige holdingstatuten volstaan.

Doorgaans doen we dat bij volmacht om een en ander zo eenvoudig en efficiënt mogelijk af te wikkelen.

Vandaar mijn advies om de statuten van @ B.V. even te actualiseren.

Voorts zou de statutaire vestigingsplaats dan (desgewenst, noodzakelijk is dat niet) direct gewijzigd kunnen worden van (je toenmalige woonplaats) @ in (je huidige woonplaats) @ @(of …, waar de BV feitelijk gevestigd is, zie bijgaand uittreksel uit het door de Kamer van Koophandel gehouden handelsregister).

Graag verneem ik of je daarmee kunt instemmen.

Bij voorbaat dank voor je reactie.

Voor vragen of opmerkingen ben ik uiteraard tot je beschikking.

Met vriendelijke groet,

…“

Vrijwel iedereen die ik (een variant op) deze e-mail toestuur, reageert daar (zeer) positief op. Vaak bedankt men mij ook voor het proactieve handelen.

Niemand vraagt alsnog om de bedoelde verhandeling over de wenselijkheid van een aanpassing van de statuten aan het geldende recht. Vrijwel niemand vraagt naar de kosten van een en ander (de meeste cliënten weten ook dat ik geen prijsopgaven verstrek).

Nu realiseer ik mij goed dat niet iedere notaris in zo’n riante positie verkeert, met zulke tevreden, trouwe en vermogende cliënten.

Ik denk dus dat jullie de klanten van de Praktijkgenerator een grote dienst zouden bewijzen met het bij hen onder de aandacht brengen van een mogelijkheid als de bovenstaande, waarmee jullie hen nog eens extra zouden kunnen faciliteren met een (korte, een half A-4tje zou moeten volstaan) *) standaard verhandeling over de wenselijkheid van een aanpassing van de statuten aan het geldende recht.

*) Noot PraktijkGenerator: De tekst van de standaardnotitie heeft PG onder deze blog weergegeven.

2. Model statuten personeelsvereniging

Ik mis eigenlijk een model voor de statuten van een personeelsvereniging (i.e. met kwaliteitseisen lidmaatschap). Ik had verwacht die te zullen aantreffen in jullie database. Is het brutaal als ik vraag of jullie alsnog zo’n model zouden willen maken…?

Graag verneem ik van jullie. Bij voorbaat dank daarvoor.

**) Noot PraktijkGenerator: Onze cliënt kan iets niet vinden en vraagt er gewoon om. Inmiddels staat de personeelsvereniging op de modellenagenda. Die agenda is lang en in het algemeen doen wij geen toezegging wanneer iets klaar is, maar er vallen constant modellen af (als we ze live zetten) en er komen constant wensen bij, zoals uit dit bericht blijkt. Alleen zo kunnen wij notarissen het beste helpen.

Met vriendelijke groet,

….”

*) Notitie als cliënt vraagt waarom de statuten van de personal holding moeten worden gewijzigd:

De statuten van een personal holding vennootschap krijgen niet de aandacht die zij verdienen.

Als uw statuten dateren van vóór 1 oktober 2012, is het hoog tijd om deze eens grondig onder de loep te nemen en te actualiseren. Wij helpen u daar graag bij.

U kunt heel eenvoudig in het uittreksel van de Kamer van Koophandel zien wanneer de laatste akte van statutenwijziging is getekend. Zijn de statuten nooit gewijzigd, dan staat alleen de datum van oprichting vermeld.

De wetgeving en jurisprudentie hebben niet stilgestaan en verouderde statuten kunnen risico’s met zich meebrengen die u liever vermijdt.

Het niet bijwerken van uw statuten kan de indruk wekken dat u bewust kiest om oude, achterhaalde bepalingen van toepassing te laten zijn. Dit kan niet alleen tot juridische verwarring leiden, maar ook uw onderneming onnodig blootstellen aan risico’s van tegenstrijdige procedures.

De belangrijkste wijzigingen in de afgelopen jaren:

De regeling omtrent tegenstijdig belang is ingrijpend gewijzigd. Dit speelt met name bij de uitkeringstest bij uitkeringen, kapitaalvermindering etc.
Ook de procedures van inkoop van eigen aandelen en van kapitaalvermindering zijn sterk gewijzigd.
Bovendien dienen statuten als een soort ‘spoorboekje’ voor uw onderneming. Ze bieden een kader voor de structuur, bevoegdheden en procedures binnen uw holding.

Een actueel spoorboekje zorgt voor een efficiënte en duidelijke bedrijfsvoering en draagt bij aan het voorkomen van problemen.

In oude statuten staat dat de termijn voor het opmaken van de jaarrekening met 6 maanden kan worden uitgesteld. Uit artikel 2:210 BW blijkt dat het bestuur jaarlijks de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opgesteld dient te hebben.

De uiterste termijn hiervoor komt dus neer op 31 mei als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar.

De Algemene Vergadering kan deze termijn van vijf maanden eenmaal verlengen met maximaal vijf maanden. 31 oktober is dus de uiterste termijn.

De jaarrekening dient uiterlijk binnen 8 dagen na de vaststelling te worden gepubliceerd.

Het niet opstellen van een jaarrekening of het niet tijdig openbaar maken geeft het bewijsvermoeden in het faillissement dat er sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur (= wanbeleid) en dat geeft hoofdelijke aansprakelijkheid. En gebreken daarin kunt u niet herstellen.

Natuurlijk is de kans gering dat uw holding failliet gaat, maar u wilt het toch graag goed doen?

Om de gevolgen van het niet op tijd deponeren te voorkomen, is het uiterst belangrijk om de nieuwe termijnen voor het opstellen, vaststellen en de deponering van de jaarrekening goed in kaart te brengen en in uw statuten op te nemen.

Het advies is daarom een integrale statutenwijziging te laten uitvoeren om volledig in lijn te zijn met de huidige wetgeving.

Wij raden u aan om contact met ** op te nemen om een en ander in gang te zetten. Laten we die gelegenheid meteen aangrijpen om vast te stellen of u en uw bedrijf gesteld staan voor de toekomst.