Terug naar overzicht

Maandag 16 juni 2025

De spoedzaak ontleed: is het écht spoed, of lijkt het maar zo?

Je herkent het misschien wel: een cliënt belt gehaast, een collega meldt dat iets meteen moet, of er ligt een dossier dat opeens alle aandacht vraagt. Spoed. En dus gaan we rennen. Maar wat ís een spoedzaak eigenlijk?

Bij PraktijkGenerator spreken we dagelijks notarissen en hun medewerkers. Opvallend vaak komt de spoedzaak voorbij. En telkens is er diezelfde vraag: had dit voorkomen kunnen worden?

Spoed of uitstelgedrag?

Niet elke spoedzaak is hetzelfde. Soms moet het echt snel — bijvoorbeeld bij een fiscale of juridische deadline.

Maar minstens zo vaak blijkt dat de zaak al weken of zelfs maanden in de lucht hing. Te lang blijven liggen, onvoldoende geprioriteerd, of simpelweg vergeten.

Dan wordt gewone drukte ineens acute druk.

Drie tips om spoed te voorkomen

1. Benoem spoed vroegtijdig
Laat cliënten bij intake aangeven of er termijnen of belangrijke momenten zijn. Wees niet bang om door te vragen: “Wanneer moet dit écht geregeld zijn?”. Spoed komt ook vaak voort uit de wens van client om iets nog even vóór de vakantie geregeld te hebben. Help de cliënt in te zien dat iets vaak ook later kan. Verschuif de self-imposed deadlines.

2. Geef spoed een prijs
Wanneer je duidelijk communiceert dat spoedafhandeling extra kosten met zich meebrengt, zul je merken dat het aantal spoedverzoeken aanzienlijk afneemt. Een dossier dat via het reguliere proces loopt, vraagt geen extra inzet. Maar zodra er plotseling haast bij komt kijken, leidt dat tot een onevenredige belasting van tijd en middelen. Het is dan ook logisch en eerlijk om daar een passende vergoeding tegenover te stellen.

3. Houd eigenaarschap scherp
Dossiers zonder duidelijke ‘eigenaar’ blijven langer liggen. Wijs bij aanvang iemand aan die verantwoordelijk blijft voor de voortgang — ook bij vakantie of ziekte.

Spoed is soms onvermijdelijk, maar structurele spoed wijst vaak op structurele knelpunten. Vraag door: door daar scherper op de sturen, win je rust — voor jezelf, je collega’s én voor je cliënten.

Blog

Ken jij frustraties, zaken of aangelegenheden waarover je graag een keer een blog wilt lezen met oplossingen? Laat ons dat dan weten via: office@praktijkgenerator.nl

Terug naar overzicht