Dinsdag 27 januari 2015
Notamail 328 behandelt de uitspraak van de Kamer voor het Notariaat van 15 december 2014, nr SHE/2014/30. X, Y en Z houden aandelen in een BV, waarvan X bestuurder is. Y en Z verzoeken de notaris om Y en Z als nieuwe bestuurders in te schrijven in het Handelsregister. En de notaris doet dat en krijgt een klacht van X. De Kamer vindt dat de notaris marginaal had moeten toetsen of het benoemingsbesluit daadwerkelijk door de AV was genomen. De kamer suggereert dat de notaris bij X om het besluit had kunnen vragen. Was de notaris er daarmee geweest? En wat als er een later besluit tot ongedaan making was genomen, wat de notaris niet kende? Wie is tot het doen van opgaven bij het handelsregister verplicht? Zie art 18, lid 1 Handelsregisterwet 2007: ieder der bestuurders. In lid 6 van dat artikel wordt de mogelijkheid geopend dat ook anderen bij Amvb kunnen worden aangewezen tot het doen van specifieke opgaven. In het Handelsregisterbesluit 2008 wordt de bevoegdheid tot het doen van opgaven niet bij notarissen gelegd. Onder de hard copy handelsregisterformulieren is echter wel de mogelijkheid opgenomen dat een notaris de opgave tekent. Bij de elektronische opgave is het in feite niet anders: het overnemen van de gegevens van het hard copy formulier in het digitale systeem oftewel het hard copy formulier blijft de basis.
Als de notaris aan X had gevraagd of hij de opgave tot inschrijving van Y en Z als bestuurders wilde tekenen, had het verschil van inzicht over de benoeming daar gelegen, waar het thuis hoort. Door het handelsregisterformulier zelf te tekenen (en zonder aantoonbaar nader onderzoek) wordt de notaris gezogen in een geschil waar hij part noch deel aan had moeten hebben.
De les: zorg dat je altijd een door een bestuurder getekend formulier in jouw dossier hebt (of een brief of e-mail met de duidelijke instructie aan jou: schrijf X en Y in in het handelsregister als bestuurder van Vennootschap XYZ B.V.), als je opgave doet bij het handelsregister. Dan is het niet meer jouw verklaring, maar die van de tot opgave bevoegde persoon. Natuurlijk ga je niet tot inschrijving over als je weet dat er iets niet klopt. Het standaard tekenen van HRGformulieren, omdat dat voor de cliënt zo makkelijk is, zou je niet moeten doen. En leg – desgevraagd – uit aan jouw cliënten waarom je dit zo doet.