Wat is intakeoptimalisatie?

illu-voordelen-meer-omzet

Je doet het eigenlijk al!

Als een ongehuwd samenwonend stel bij jou aan tafel zit voor het tekenen van de akte van levering en hypotheek voor hun gezamenlijke woonhuis, waarschuw je ze standaard: “Als jullie geen testamenten en samenlevingsovereenkomst hebben, gaat het bij overlijden en bij uit elkaar gaan zeer waarschijnlijk niet zoals jullie dat zouden willen”. Je zegt: “Blijf nog even zitten, dan bespreken we direct wat de gevolgen zijn en hoe we die kunnen ondervangen.”

Analyse

Wat doe je hier? Je stelt je cliënt 100% centraal en wilt hem/haar behoeden voor hele vervelende situaties en vraagt daarom door.

In technische termen vervul je de verplichting die staat in artikel 43 lid 1 Wna: beter bekend als de Belehrungspflicht. Je vervult een wettelijke verplichting, waarvoor – als je dat niet doet – je later aansprakelijk kunt worden gehouden. Het bijzondere hieraan is dat de wet jou in feite een upsell-recht geeft. Je moet waarschuwen en het neveneffect is dat je gerechtvaardigd jouw omzet kunt verhogen door jouw cliënten nog beter te helpen en hen nadere regelingen (testamenten en samenlevingsovereenkomst of partnerschapsvoorwaarden) kunt adviseren.

Self assessment

Vraag je eens af in hoeveel procent van de dossiers je gerechtvaardigd jouw omzet kunt verhogen door aan je Belehrungspflicht te voldoen.  Vraag je eens af wat de gemiddelde hoogte van het bedrag per dossier is dat je op deze wijze aan jouw omzet kunt toevoegen.

Hangt het er bij jou op kantoor ervan af wie het dossier behandelt of de Belehrungspflicht wordt ingezet om jouw cliënten beter te helpen en jouw omzet te verhogen?

Als dat het geval is, loont het om dit te systematiseren zodat iedereen het gaat doen.

Als dit systeem standaard wordt bij jou op kantoor in hoeveel procent van de dossiers kun je dan gerechtvaardigd jouw omzet verhogen door aan je Belehrungspflicht te volden?

Bereken het

Maak het rekensommetje: (percentage van gestructureerde intake optimalisatie – percentage van ongestructureerde intakeoptimalisatie) x aantal dossiers x verwachte extra omzet per dossier. Stel je verwacht dat als je het structureel doet, je in 7% van de dossiers een bedrag van  EUR 250 per dossier extra omzet kunt behalen. Zonder systeem, verwacht je dat het in 2% van de dossiers speelt. Stel je behandelt 2.000 dossiers per jaar. Dan levert Intakeoptimalisatie jou op: (7% – 2%) x 2.000 x EUR 250 = EUR 25.000 per jaar. Vind je de bedragen ongeloofwaardig, vervang ze dan door jouw eigen bedragen.

Doe ook aan intakeoptimalisatie!

Elke dag dat je het uitstelt, kost het je geld. Het is echt veel makkelijker dan het lijkt.

Hoe?

Het begint bij je eigen instelling: stel je cliënt 100% centraal. Alles draait om hem, hij betaalt immers jouw factuur. Als je dat doet, wil je hem zo goed mogelijk helpen en je werk zo goed mogelijk doen. Gebruik dan onze checklists!

Checklist.

Als je in een relaxte omgeving een checklist zou moeten maken, kom je op ongeveer 70% van de punten die wij in de checklist hebben opgenomen. Zit je in een bespreking, dan kom je door de dynamiek van het gesprek vaak niet tot meer dan 30%. Zonder hulpmiddel kom je dus nooit op 100%.

Gebruik dus altijd onze checklist. 

Met het systematisch gebruik van onze checklists vergroot je jouw omzet drastisch doordat het ook items behandelt die niet direct aan de opdracht verbonden zijn (breder spectrum).

Enkele voorbeelden:

  • het adviseren over en het opstellen van leningsovereenkomsten;
  • het adviseren over en het opstellen van aandeelhoudersovereenkomsten;
  • het adviseren over besluitvorming en het opstellen van notulen/besluiten,

bij de oprichting van een B.V.

En zoals reeds genoemd: testamenten en samenlevingsovereenkomst bij transport en hypotheek voor ongehuwd samenwonenden.

Het aanpassen van de huwelijkse voorwaarden bij wijziging of opstellen van een testament en vice versa.

Het overhevelen van vermogen bij wijziging of opstellen van een testament.

Het wijzigen van de statuten van de verkrijgende vennootschap bij juridische fusie. Enzovoorts.

Intakeoptimalisatie.

Bovendien kwijt je je van jouw Belehrungspflicht en herwin je jouw positie van trusted advisor. Incasseren door te belehren. Wij noemen dit systeem: Intakeoptimalisatie.

Download een checklist via mappenstructuur. Een verkorte versie kun je hier vinden: Checklist Oprichting BV verkort

Wij hebben checklists voor de meeste voor de hand liggende dossiers en voor een groot aantal complexe dossiers. Een Checklist is pre-print van een besprekingsverslag, je hoeft alleen maar te strepen en aantekeningen van de bijzonderheden te maken. En je weet exact wat je in jouw opdrachtbevestiging moet opnemen, de contouren van het dossier zijn immers volkomen duidelijk.

Bewaar de ingevulde checklist (sla een PDF op in je dossier), alleen dan kun je later aan de (tucht)rechtsprekende instanties laten zien wat je hebt besproken.

Natuurlijk bespreek je geen dingen waarvan je zeker weet dat die niet van toepassing zijn: bijvoorbeeld stemrechtloze aandelen in een 100% concernvennootschap (SPE) of iets dergelijks. Of de vraag of de OR heeft geadviseerd als de bakkerszaak van om de hoek met drie personeelsleden bij jou komt.

Zorg dat iedereen bij jou op kantoor op dezelfde wijze gaat werken!

Kijk ook naar onze andere FAQ’s voor meer handige tips en tools. Veel succes!

  • Ik voel mij sterker met PraktijkGenerator, het is mijn notariële partner.

    Jesse Russel van Team Notarissen in Maastricht
  • Fijn dat PraktijkGenerator in de drukke decembermaand in het notariaat zeer snel heeft gereageerd op mijn vraag per mail! Hierdoor kon de betreffende akte nog die maand passeren.

    Gijsbert van der Heiden van Notariskantoor Van der Heiden te Streefkerk
  • Je kennis op peil houden is een must als notaris. Bij PraktijkGenerator krijg ik alle know-how en PE-punten in één abonnement!

    Dorus de Hair, notaris bij De Hair Vrijdag notarissen & adviseurs te Oisterwijk
  • Inmiddels al meerdere Master Classes van PraktijkGenerator naar tevredenheid gevolgd. Fijn ook dat de rechtsgebieden familierecht en vastgoed worden behandeld.

    Idy van Hoek, notarisklerk bij Notariskantoor Annet Wijers te Heeze
  • Op 11 oktober 2018 heb ik de master class Goederenrecht voor de Notariële Vastgoedpraktijk bijgewoond. Kordate docenten die de cursus praktisch aanvliegen en ook openstaan voor interactie met de aanwezige. Zeer goede ervaring, ik zou het iedereen aan willen bevelen.

    Pepijn Beliën, notaris van Oostland Notaris te Berkel en Rodenrijs
  • Cindy van Goethem, notaris in Hulst

    Met PraktijkGenerator ga ik met een gerust hart slapen. Ik weet dat mijn output up-to-date is. Ik voel me sterker met PraktijkGenerator, het is mijn notariële partner.
  • Het is erg fijn om met Praktijkgenerator te werken, omdat Praktijkgenerator als modellenbank buitengewoon compleet is en je erop kunt vertrouwen dat deze modellen goed en actueel zijn.
    Max Hoedeman, Van Gogh Notarissen

    Max Hoedeman, notaris bij Van Gogh Notarissen, te Rucphen
  • Bij PraktijkGenerator.nl weten ze wat service is. Ik had een Engelse vertaling gedownload en kreeg kort daarop de mededeling dat er in dat model een fout stond die inmiddels was hersteld. Kijk, dat noem ik nou service! Elk model bevat fouten, de kans dat ze er bij PraktijkGenerator in blijven staan, is echter heel klein door hun open sourcesysteem.

    Martine Dekker, notaris bij Ligthelm & Dekker Notarissen te Rotterdam
  • Onlangs was ik betrokken bij een complexe certificering van aandelen. De checklist kernpunten administratievoorwaarden en het model van de administratievoorwaarden droegen eraan bij dat ik maatwerk kon leveren en deze certificering volledig naar de wensen van de opdrachtgever kon inrichten.  

    Erik Linssen, notaris bij Fokkema Linssen Notarissen Rotterdam
  • Wat een nuttige en inspirerende Master Class volgde ik via PraktijkGenerator over de Bedrijfsopvolgingsfaciliteit. PraktijkGenerator, ook voor de familierechtspecialist een aanrader!

    Nienke van Doorn-Laurs De Adviespraktijk Familierecht
  • Dirk en Luutzen van Praktijkgenerator hebben het begrepen: het is niet alleen modellen afnemen. Zij staan open voor suggesties en vragen worden snel beantwoord. Ook bieden zij master classes aan (waar abonnees overigens vaak gratis gebruik van kunnen maken) waar je écht iets van opsteekt. Kortom: service is een werkwoord en wij zijn enthousiast!

    Karen Anne Hüpler-Hebben notaris bij Kaep Notaris Utrecht
  • Dankzij PraktijkGenerator ben ik 's-avonds vader voor mijn kinderen in plaats van iemand die zijn eigen modellen zit te maken.

    Theo de Bie, notaris bij Van Mourik & De Bie Notarissen, Schaik
  • De notaris doet er verstandig aan de gereedschappen voor zijn praktijk in te kopen. Dat geldt ook voor zijn modellen. PraktijkGenerator biedt een compleet systeem, waarmee zeer efficiënt en op kwalitatief hoog niveau kan worden gewerkt.

    Steven Perrick, advocaat en hoogleraar notarieel recht aan de UvA
  • Door Praktijkgenerator heb ik al voor vele duizenden euro's extra werk uit bestaande dossiers gehaald en kan ik ook complexe zaken gemakkelijk aan. Het systeem verdient zich in een mum van tijd terug.

    Notariaat Kremer, Oldebroek/Wezep
  • Mijn oordeel is positief. Ik zou de website en de informatie het cijfer 8 geven.

    Arie Jan van der Bijl, notaris te Zoetermeer
  • De website werkt prima. Modellen zijn goed en ook juist de "kleine" modellen (van volmachten, besluiten e.d.) zijn erg handig. Kortom, ik ben een tevreden gebruiker van de website.

    Guido van den Bos, notaris te Nijkerk
  • Ik heb in ieder geval veel plezier en profijt van de generator. Voor een klein kantoor, is het ideaal!

    Caroline Neering, notaris te Den Haag
  • Helemaal consequent zijn de initiatiefnemers achter de Praktijkgenerator echter niet. Zij laten geen mogelijkheid onbenut om op te merken dat notarissen veelal te weinig rekenen in verhouding tot het belang van hun werkzaamheden en de (tegenwoordig bijna unieke) dienstvaardigheid die zij daarbij betrachten. Nu bezondigen zij zich aan dezelfde fout. Ongevraagd gratis PE-punten voor notarissen en hun kandidaat-notarissen en notarieel medewerkers, inbegrepen in een maandelijkse fee die toch al concurrerend was...

    Jeroen Ammerlaan, Ammerlaan Legal, Goes
Overzicht aangesloten notariskantoren

Mail of bel

026 379 19 12

voor meer info