Op deze vraag zijn drie antwoorden mogelijk, te weten:
1) de beschrijving moet worden opgemaakt vóór het passeren van de akte van oprichting;
2) de beschrijving moet worden opgemaakt vóór de daadwerkelijke inbreng of
3) de beschrijving moet worden opgemaakt op enig moment welk moment ook kan liggen na de daadwerkelijke inbreng.
Ad 1) In de akte van oprichting komen de oprichters met de vennootschap overeen welke zaken zij ter volstorting van de aandelen in de vennootschap zullen inbrengen.
Op dat moment staat vast wat moet worden ingebracht en op dat moment kan de beschrijving worden opgemaakt.
De beschrijving kan ook eerder dan de oprichting worden opgemaakt, maar dat hoeft niet.
Er bestaat ook geen verplichting om de beschrijving aan de akte van oprichting te hechten. Dus ook dat leidt niet tot een verplichting om de beschrijving vóór de oprichting op te maken.
Conclusie: de beschrijving moet niet, maar mag uiteraard wel, voor de oprichting worden opgemaakt en de notaris die de akte van oprichting passeert terwijl er nog geen beschrijving is, doet niets verkeerd.
De notaris doet er uiteraard wel goed aan om de oprichters te wijzen op hun verplichting om een beschrijving op te maken van de in te brengen zaken. Als de inbreng roerende goederen betreft (bijvoorbeeld een Mercedes) dan kan de levering ten titel van inbreng ook zonder verdere notariële tussenkomst geschieden. Wij zouden, als wij de notaris waren, echter de oprichters wel adviseren om de inbreng in een notariële akte van inbreng vast te leggen, zodat vaststaat dat de inbreng en daarmee de storting op de aandelen heeft plaatsgevonden.
Ad 2) De daadwerkelijke inbreng van de Mercedes vindt op enig moment enige tijd na de oprichting plaats.
Kan de inbreng nu pas plaatsvinden als eerst de beschrijving is opgemaakt?
De formulering in de wet is: “de oprichters maken een beschrijving op van hetgeen wordt ingebracht” Een puur taalkundige uitleg van deze passage zou tot de conclusie kunnen leiden dat het woord “wordt” duidt op een handeling in de toekomst en dat zou dan betekenen dat eerst de beschrijving er moet zijn en dan pas de daadwerkelijke inbreng kan geschieden, want als je het andersom zou doen dan is er sprake van “een beschrijving van hetgeen is ingebracht”.
Als deze uitleg de enig juiste uitleg is, dan kan de notaris die de akte van inbreng passeert deze alleen maar passeren als de beschrijving is opgemaakt. Ten bewijze dat de beschrijving inderdaad is opgemaakt, is het dan verstandig dat de notaris deze hecht aan de akte van inbreng en als dat om welke reden dan ook niet gewenst is, hij de beschrijving op zijn minst in zijn dossier heeft.
Als deze uitleg de enig juiste is, dan komen we aan antwoord 3 niet meer toe, want dat is dan geen optie meer.
Dan rijst dus de vraag of deze uitleg inderdaad de enig juiste is.
Wij wagen dat te betwijfelen.
De gedachte van de verplichting om een beschrijving op te maken is dat de aandeelhouders kunnen zien of en zo ja op welke wijze aan de volstortingsverplichting is voldaan en of dat al dan niet nog leidt tot een bijstortingsverplichting in contanten of tot een aanpassing van de creditering of agioboeking wegens overinbreng.
Die gedachte brengt ons tot de opvatting dat de beschrijving ook kan worden opgemaakt nadat de daadwerkelijke inbreng heeft plaatsgevonden.
Als die opvatting juist is, dan is antwoord 3 dus ook mogelijk.
Als antwoord 3 mogelijk is, dan doet de notaris die de akte van inbreng passeert terwijl er nog geen beschrijving is niets verkeerd.
Ook hier geldt dan weer dat de notaris er uiteraard wel goed aan doet om i) de oprichters te wijzen op hun verplichting om een beschrijving op te maken van de in te brengen zaken en ii) ervoor te zorgen dat hij het feit dat hij de oprichters daarop heeft gewezen goed vastlegt in zijn dossier.
Onze conclusie is dus dat de beschrijving ook na de inbreng kan worden opgemaakt. In de literatuur hebben wij hier niet heel veel over kunnen vinden en jurisprudentie op dit moment is ons niet bekend.
Het vorenstaande laat uiteraard onverlet dat je als notaris ook moet bedenken wat the best practice is. En de best practice lijkt ons te zijn dat de notaris de akte van inbreng passeert op het moment dat de beschrijving er is. Maar hij doet niets verkeerd als hij de second best kiest.
Kijk ook naar onze andere FAQ voor meer handige tips en tools. Veel succes!!