De opdrachtbevestiging van de notaris

De opdrachtbevestiging is de logische vervolgstap op de offerte.

Lees HIER meer over supersuccesvol offreren. Daarmee sla je de offertefase in feite over.

Aan elke notariële handeling behoort een deugdelijke opdrachtbevestiging ten grondslag te liggen.

Maak of gebruik een model. Er is een aantal beleidsmatige aangelegenheden die je in het model voor jouw kantoor kunt regelen.

De inhoud:

Omschrijf wat je gaat doen, wat je tarief is, welke werkzaamheden in de opdracht zijn begrepen, welke (externe) kosten er bij komen.

Vaak is het zo dat niet zozeer de omschrijving van de werkzaamheden als wel dat wat je juist NIET gaat doen van belang is in de opdrachtbevestiging. Zorg dat je dat in je model-opdrachtbevestiging opneemt. Dus dat je geen fiscaal advies geeft, tenzij je daar uitdrukkelijk opdracht voor aanneemt.

Als dat laatste het geval is, dan zul je een aanvullende of nieuwe opdrachtbevestiging moeten uitdoen waarin je de opdracht van het fiscaal advies omschrijft.

Neem verder ook op:

wat je onder meerwerk verstaat en hoe je dat in rekening gaat brengen;
dat je WWFT kosten in rekening brengt, ook als de opdracht uiteindelijk niet kan worden uitgevoerd;
welke kantoorgenoot van jouw kantoor de zaak behandelt;
dat je een verslag van de intakebespreking maakt en dat je daar ook werk aan hebt waarvoor je de cliënt zult factureren;
hoe en wanneer je gaat factureren, ook bijvoorbeeld tussentijds als het dossier lang loopt;
dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn en zet een link naar die algemene voorwaarden in de opdrachtbevestiging; en
de e-maildisclaimer: e-mail is in principe onveilig en waarschuw jouw cliënt daarvoor.

Vraag een voorschot, zeker aan nieuwe cliënten, mede ter dekking van WWFT cliëntenonderzoek, maar ook omdat, als men dat heeft betaald, jouw risico van wanbetaling kleiner wordt.

Sluit af met een soort conclusie: dat je pas begint als men het voorschot heeft betaald, of bepaalde info heeft aangeleverd. Wees duidelijk en transparant.

Moet de opdrachtbevestiging voor akkoord worden getekend door de cliënt?

Nee, dat is niet nodig, als je omschrijft hoe je de opdracht uitvoert en de cliënt reageert daarop door stukken of informatie aan te leveren, dan hoeft de opdracht niet getekend te zijn. Dat scheelt veel heen en weer gebel en gecorrespondeer.

NB: PraktijkGenerator.nl heeft voor nagenoeg alle soorten zaken een model opdrachtbevestiging online staan.